Det mest använda verktyget för att hantera mängdregleringsprocessen är Excel.
Trots dess mångsidighet finns det avsevärda risker med att använda Excel – av vilka några undergräver dess fördelar, särskilt för organisationer som hanterar verksamhetskritisk data. Det är därför smartare företag går från Excel till webbdatabasappar när det gäller datahantering.
Självgodhet leder till ineffektivitet
Webbappar körs online, vilket innebär att de är tillgängliga överallt där det finns en internetanslutning. De kan användas samtidigt av flera användare, säkrade med lösenord och tvåstegsautentisering och generera dynamiskt interaktiva rapporter.
Men om anpassade webbapplikationer är så mycket bättre än kalkylblad när det gäller att hantera data, varför tar många företag fortfarande inte steget från Excel till webben?
Många började med kalkylblad i Excel. De har en lång historia med Excel, och denna nivå av förtrogenhet gör det till standardverktyget för de flesta när de hanterar data. För många representerar Excel deras komfortzon.
Men det kommer en tid när du behöver ta ett steg bort från din komfortzon, särskilt när kalkylblad redan saktar ner din verksamhet.
1. Excel är inte säkert
Säkerhet är en viktig anledning till att många företag hellre använder en webbapp istället för att driva sin verksamhet på ett kalkylblad.
Även om användare kan lägga till lösenordsskydd till ett kalkylblad eller makro, är säkerhetsnivån relativt låg och kan enkelt hackas. Googla bara och du kommer att se flera tredjepartstjänster som är redo att öppna dina “skyddade” kalkylblad.
Okrypterade och med risk för obehörig åtkomst har dina Excel-kalkylblad potential att bli en enorm affärssårbarhet. I själva verket, enligt forskning från teknikjätten Cisco, representerar Microsoft Office-format, inklusive Excel, den vanligaste gruppen av skadliga filtillägg som används i e-postdokument med 38 % av det totala antalet.
2. Excel är felbenäget.
Till skillnad från webbapplikationer, som kan anpassas för att begränsa användarnas syn på specifik data, exponerar kalkylblad formler för alla – vilket leder till möjliga manipulationer och fel, avsiktliga eller på annat sätt.
Det är inte heller ovanligt att hitta fel i användargenererade kalkylblad, även för den mest erfarna Excel-användaren.
Du kanske minns “London Whale”-incidenten där JPMorgan Chase förlorade 6 miljarder dollar delvis på grund av ett kalkylbladsfel. En anställd använde en SUM-funktion istället för AVERAGE, vilket resulterade i den största ekonomiska förlust som företaget någonsin tagit. Tyvärr finns det otaliga andra exempel på större katastrofer som kan spåras tillbaka till mindre Excel-fel.
Det är klokare att förvandla dina Excel-data till en säker och manipuleringssäker webbapp för att undvika dessa potentiella fel helt och hållet.
3. Excel-kalkylblad är svåra att hålla reda på.
I dagens samarbetsmiljöer innebär det att flera användare får åtkomst till samma Excel-fil, vilket gör det svårt att hålla reda på ändringar. Avsaknad av spårbarhet. Bokföring är inte tillåten i excel-format på grund av spårbarhetsproblematiken.
Chansen är stor att de flesta av dina medarbetare skickar runt Excel-kalkylblad för att dela information. Men saker och ting kan komma ur kontroll ganska snabbt: för många versioner av filen, du vet aldrig vem som har gjort vilka ändringar, och platsen för den senaste versionen är ett mysterium.
Förhoppningsvis är du inte den olyckliga personen som har till uppgift att konsolidera allas ändringar till en enda fil.
Genom att flytta dina data från Excel till webbappar styr du åtkomsten till flera användare som behöver utföra sina uppgifter samtidigt. Användarna får bara de specifika vyer de behöver, vilket gör att de kan utföra beräkningar och skapa rapporter utan att förstöra integriteten på kärndata:t.
4. Excel är svårt att skala.
Att förlita sig på Excel för att utföra den dagliga verksamheten är inte hållbart för en växande verksamhet. Den tid och ansträngning som krävs för att underhålla dessa dokument är en flaskhals för arbetseffektivitet och produktivitet.
Programvaran stöder inte datadelning eller aviseringar i realtid, vilket gör det svårt för team att arbeta tillsammans och vidta omedelbara åtgärder. Filer tar också en evighet att ladda när de växer i storlek, så ju mer data du har, desto mer tid behöver du för att få saker gjorda.
Om du vill få skalbarhet ur kalkylblad, leta någon annanstans.
