Digitalisering och effektivisering av processer och verktyg
Under mina år ute på uppdrag inom mängdreglering och mängdkontroller såg jag ett behov av att digitalisera och effektivisera processer och verktyg. Dom verktyg som fanns tillgängliga var få och processerna inom mängdreglering var delvis ineffektiva men framförallt så var det olika excelmallar och processer från uppdrag till uppdrag. Året var 2015 och idén till CASAI föddes.
Bakgrund
I mängdregleringsuppdrag som vi har utfört så har vi bl.a. upplevt följande problem med processerna och verktygen;
- dåligt eller obefintligt samarbete inom projektteamet avseende mängdregleringen
- otydliga förväntningar på hur mängder ska redovisas (både internt och externt)
- spårbarhet saknas mellan beräknade mängder och beräkningsunderlag
- spårbarhet saknas av kommunikation som är relaterad till mängdregleringen (extern och intern)
- projektmedlemmar byts ut och stora mängder information går förlorad
Det finns ett gemensamt intresse mellan Beställare och Entreprenör att lösa ovanstående in-effektiviteter.
Idag sköts beräkningsförfarandet i mjukvaror som AutoCad Civil 3D, SBG Geo, Topocad och Gemini. CASAI är en plattform som har fokus på processen och inte beräkningsförfarandet (ännu).
Lösning
Vi börjar med att titta ur Entreprenörens/Utförarens perspektiv gällande samarbete inom projektteamet. I många projekt så tillsätts en mängdreglerare för att sköta ”mängderna”. Det blir sedan dennes uppgift att mängdreglera projektet, många gånger helt själv. I vissa fall så fungerar detta bra och i andra fall så fungerar det inte lika bra. Mängdregleringsförfarandet i ett projekt bör vara ett samspel mellan alla i projektteamet; anläggare, mängdreglerare, arbetsledare, projektingenjör, platschef, projektchef m.fl.
Detta för att säkerhetsställa att; avvikelser som ska regleras kommer med, etablera en samsyn vid tolkning av Mät- och ersättningsreglerna, avvikelser/anm. på bygghandlingarna hanteras korrekt, saknade koder uppdagas och hanteras.
Problemet med excelbaserade mängdregleringssystem är att man nästan helt tappar samverkansmöjligheterna internt inom projektteamet. I CASAI så har vi lagt ett stort fokus på funktionalitet som gynnar samverkan. Uppgiftstavlor, kommunikationsflöden på kodnivå (interna och externa), anteckningsmöjligheter, individuella behörighetsnivåer på användarna m.fl.
Problemet med excelbaserade mängdregleringssystem är att man nästan helt tappar samverkansmöjligheterna internt inom projektteamet
För projektledningspersonal såsom t.ex. projektledare eller platschef skapar CASAI helt nya förutsättningar för insikt i hur mängdregleringsarbetet fortlöper och på så vis kan likviditeten säkerhetsställas i projektet och för företaget.
Mängdregleringen är en central del i ett projekt då ett framgångsrikt projekt ofta mäts i vinst och kundnöjdhet av ledning och aktieägare.
Utöver de ekonomiska incitamenten som föranleder digitala och effektiva verktyg så finns det hållbarhetsaspekter som många beställarorganisationer ser positivt på idag. Genom att använda CASAI så kommer ditt företag att bidra till mål 9, 11 och 16 i FN:s Agenda 2030. Läs mer på vår hemsida https://casai.io/ eller kontakta mig så berättar jag gärna mer om detta.
Från beställarens perspektiv så finns det ett intresse från dels revisorer men framförallt bygglednings- och projektledningspersonal att ha kontrollerade och transparenta processer för att reglera ekonomin i projekten. Med hjälp av CASAI så kommer Entreprenören och Beställaren att få en utökad samverkan, spårbarhet och en effektiv dialog sinsemellan. Med hjälp av CASAI:s flexibla arbetsflöden där koder kan skickas in löpande istället för att Entreprenören skickar in alla koder kopplade till ett perioduttag på ett specifikt datum så kan arbetsmiljö och kvalitén förbättras för granskande part, Entreprenören erhåller i sin tur bättre likviditet som en effekt av bättre och snabbare processer.
Med hjälp av CASAI:s flexibla arbetsflöden där koder kan skickas in löpande istället för att Entreprenören skickar in alla koder kopplade till ett perioduttag på ett specifikt datum så kan arbetsmiljö och kvalitén förbättras för granskande part, Entreprenören erhåller i sin tur bättre likviditet som en effekt av bättre och snabbare processer
Oenigheter som kan uppstå mellan parterna vid mängdregleringen handlar ofta om mängdredovisningen och i vilken omfattning denna ska ske. Alla som har mängdreglerat vet att det är lika mycket jobb att gå tillbaks och skapa verifikat i efterhand som det är att utföra själva mängdberäkningen. En anledning till att man många gånger hamnar i en konflikt i denna fråga är för att när projektet startar så är inte kostnadsbilden för beställaren ”förstorad”. Under projektets gång så tillkommer det ofta en del s.k. ”ÄTA:or” och entreprenadsumman växer. En annan förklaring till att kostnadsbilden växer kan vara för att det är undermåligt projekterat alt. projektören har haft undermålig input vid projektering i form av befintliga markmodeller och geotekniska undersökningar. Detta leder då till att kontraktsmängderna inte stämmer och dom mängder som entreprenören tar fram avviker kraftigt från kontraktsmängderna.
Representanterna för beställarsidan behöver då försvara detta uppåt i sin organisation till ex. politiker eller ledningsgrupp. Effekten av detta blir att förstoringsglaset tas fram och Beställaren kommunicerar till Entreprenören att omfattningen på mängdredovisningen behöver utökas. Entreprenören drabbas då av ett merarbete som i vissa fall ingår i kontraktet och i vissa fall inte ingår. Här är man ofta inte överens om vad som ingår i kontraktet och utfallet blir att parterna är oeniga, vilket skapar konflikter.
Entreprenören drabbas då av ett merarbete som i vissa fall ingår i kontraktet och i vissa fall inte ingår. Här är man ofta inte överens om vad som ingår i kontraktet och utfallet blir att parterna är oeniga, vilket skapar konflikter
Oenigheten kan elimineras om parterna i ett tidigt skede av projektet är överens om vad som är rimligt att redovisa samt vilka typer av verifikat som ska redovisas på respektive kod. Därför har vi byggt in en funktionalitet i CASAI där beställaren kan lägga in förväntningar på redovisningen, på kodnivå. Entreprenören kan även tvinga olika typer av verifikat internt på kodnivå för att säkerhetsställa att dokumentation och mängdredovisningen håller en god nivå genom hela projektet. Är man kostnadsmedveten, vilket jag är, känns det “fel” att upprätta mängdredovisningar som kostar 3 000kr för en kod och där man endast får en ersättning på 1 500kr för att utföra anläggningsarbetet.
Oenigheten kan elimineras om parterna i ett tidigt skede av projektet är överens om vad som är rimligt att redovisa samt vilka typer av verifikat som ska redovisas på respektive kod. Därför har vi byggt in en funktionalitet i CASAI där beställaren kan lägga in förväntningar på redovisningen, på kodnivå
Spårbarhet och dokumentation av beräknade mängder och verifikat är ofta bristfällig. Att upprätta och vidhålla en hänvisning från excelark till beräkningsunderlag är tidskrävande och uteblir oftast. Många gånger levereras ett excelark med en bifogad mapp som håller en viss mappstruktur. En struktur som jag, i de bästa fallen ser är /Uttag n/CBB.3111/. Problemet med denna struktur är att om granskning görs i uttag 10 så behöver granskande person öppna 10st mappar för att sammanställa totalen och få en överblick, mycket tidskrävande. I dom flesta fall levereras alla verifikat i en mapp, det blir extremt tidskrävande och ibland omöjligt att utföra granskningen då det är svårt att veta vilka filer som använts för att komma fram till en siffra (mängd). Entreprenören får svårt att förklara själv hur han har beräknat och beställaren tappar förtroende. Detta resulterar oftast i långa och utdragna möten där flera personer får spendera onödig tid som hade kunnat effektiviseras bort med ett system som säkerhetsställer spårbarhet i underlagen.
Dialoger som förs via e-post gällande olika koder och perioduttag försvinner oftast då dessa begravs i någons inkorg.
Om beställarens projektledningspersonal inte erhåller en spårbar dokumentation på mängderna där denne kan styrka mängderna uppåt i sin organisation så kommer detta sannolikt att resultera i att mängderna inte kommer att godkännas.
Om beställarens projektledningspersonal inte erhåller en spårbar dokumentation på mängderna där denne kan styrka mängderna uppåt i sin organisation så kommer detta sannolikt att resultera i att mängderna inte kommer att godkännas
När personal som är inblandad i mängdregleringsprocessen byts ut inom projekten, antingen hos Entreprenören eller Beställare, försvinner ofta stora mängder viktig information som är kopplad till mängdregleringen, vilket i sin tur leder till dubbelarbete. Med en bra dokumentation och spårbarhet kan de negativa konsekvernser minimeras när projektmedlemmar byts ut
Om rätt förutsättningar ges för att hantera mängdregleringsprocessen så finns det mycket tid och pengar att tjäna för hela projektet.
Är du redan nu intresserad av att veta mer om funktionaliteten i CASAI? Läs mer i våra artiklar:
Hur man skapar uttagsförfrågningar och perioduttag i en mängdförteckning
Hur du skickar uttagsförfrågningar för granskning
